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Energiepreispauschale

Die von der Bundesregierung angekündigte Energiepreispauschale in Höhe von 300 € ist beschlossen und verkündet. Sie soll einen Ausgleich für die aktuell hohen Energiepreise schaffen. Beschäftigte sollen sie in den überwiegenden Fällen im September 2022 vom Arbeitgeber ausgezahlt bekommen. Daraus ergeben sich zahlreiche Fragen, zu denen die Verwaltung jetzt Stellung genommen hat.

An Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen wird die Energiepreispauschale (auch als Energiepauschale bekannt) vom Arbeitgeber ausgezahlt, wenn sie

  • zum September 2022
  • in einem gegenwärtigen ersten Dienstverhältnis stehen und
  • in eine der Steuerklassen I bis V eingereiht sind oder
  • als geringfügig Beschäftigte pauschal besteuerter Arbeitslohn (§ 40a Abs. 2 EStG) beziehen.

Zu den Begünstigten gehören beispielsweise auch:

  • Beschäftigte in der passiven Phase der Altersteilzeit,
  • Personen, die ausschließlich steuerfreien Arbeitslohn beziehen,
  • Beschäftigte mit einem aktiven Dienstverhältnis, die dem sogenannten Progressionsvorbehalt unterliegende Lohnersatzleistungen beziehen (z. B. Beschäftigte in Elternzeit mit Elterngeldbezug).

Wichtig: Der 1. September 2022 stellt keinen Stichtag für die Anspruchsvoraussetzungen dar. Anspruch auf die Zahlung hat jede Person, die irgendwann im Jahr 2022 die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt hat. Besteht Anfang September 2022 kein Dienstverhältnis, kann die Auszahlung nur über eine Steuererklärung erfolgen (Details dazu siehe unten).

Energiepauschale der Lohnsteuer-Anmeldung für August 2022 entnehmen

Arbeitgeber sollen die Energiepreispauschale mit der ersten, nach dem 31. August 2022 vorzunehmenden regelmäßigen Lohnzahlung auszahlen.

Zur Finanzierung sollen Arbeitgeber die Pauschalen vom Gesamtbetrag der einzubehaltenden Lohnsteuer entnehmen und diese bei der Lohnsteuer-Anmeldung gesondert absetzen. Bei monatlicher Anmeldung ist die Energiepreispauschale in der bis zum 10. September 2022 fälligen Anmeldung für den August 2022 abzusetzen. Die Energiepreispauschale wird dazu in der Lohnsteuer-Anmeldung mit einer zusätzlichen Kennzahl aufgeführt.

Übersteigt die für die Beschäftigten insgesamt zu gewährende Energiepreispauschale den Betrag, der insgesamt an Lohnsteuer abzuführen ist, wird der übersteigende Betrag dem Arbeitgeber vom Finanzamt ersetzt.

Ausnahmen für kleine Arbeitgeber

Für eine Gruppe von Arbeitgebern wird es die Möglichkeit geben, mit der Auszahlung in den Oktober zu gehen. Das gilt für all jene Arbeitgeber, die für alle Mitarbeitenden zusammen weniger als 5.000 € Lohnsteuer im Jahr überweisen und die Steuer nur vierteljährlich abführen. In diesem Fall erfolgt der Abzug in der bis zum 10. Oktober 2022 fälligen Lohnsteueranmeldung für das dritte Quartal.

Sind es weniger als 1.080 Euro Lohnsteuer im Jahr, kann nur die Jahresanmeldung zum 10. Januar 2023 gemindert werden. Alternativ kann der Arbeitgeber in diesen Fällen ganz auf die Auszahlung verzichten. Dann müssen die Beschäftigten bis zur im Jahr 2023 abzugebenden Steuererklärung warten, um die 300-€-Pauschale zu erhalten.

Energiepauschale: Großbuchstabe E in Lohnsteuerbescheinigung

Eine ausgezahlte Energiepreispauschale ist in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG) mit dem Großbuchstaben E anzugeben.

Energiepauschale auch für Minijobber

Minijobber sollen ebenfalls eine Energiepreispauschale bekommen. Eine Auszahlung durch den Arbeitgeber kann aber nur erfolgen, wenn der oder die Beschäftigte dem Arbeitgeber vor der Auszahlung schriftlich bestätigt hat, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Die Bestätigung ist zum Lohnkonto zu nehmen.

Steuerpflicht, aber keine Sozialversicherungsbeiträge

Die Energiepreispauschale ist steuerpflichtig. Dies gilt für alle Personenkreise, deren Verdienst individuell nach den Lohnsteuermerkmalen versteuert wird. Für 450-Euro-Minijobber, deren Verdienst pauschal besteuert wird, muss keine Pauschsteuer von den 300 € Energiepreispauschale gezahlt werden.

Bei der Energiepreispauschale handelt es sich nicht um Verdienst im Sinne der Sozialversicherung. Daher fallen auf diese Pauschale auch keine Beiträge zur Sozialversicherung an.

Wichtig: Falschangabe zum Dienstverhältnis ist strafbar

Macht ein Arbeitnehmer falsche Angaben, um die Energiepreispauschale von 300 € mehrfach ausbezahlt zu bekommen, greifen die Straf- und Bußgeldvorschriften der Abgabenordnung. Das wäre z. B. der Fall, wenn ein Minijobber bei verschiedenen Arbeitgebern schriftlich bestätigt, dass es sich jeweils um ein gegenwärtig erstes Dienstverhältnis handelt.

Wenn der Arbeitgeber gar keine Lohnsteuer-Anmeldungen abgibt (z. B. Minijobs in Privathaushalten), können die Beschäftigten die Pauschale nur über eine eigene Steuererklärung geltend machen.

Was passiert bei der Einkommensteuererklärung?

Beschäftigte, die ihre Energiepreispauschale noch nicht über den Arbeitgeber erhalten haben, bekommen sie anhand ihrer Angaben mit der Abgabe einer Einkommensteuererklärung für das Jahr 2022. Ein besonderer Antrag ist nicht erforderlich.

Achtung: Pensionäre und Rentner erhalten die Pauschale nicht (falls keine anderen Einkünfte aus Landwirtschaft, Gewerbebetrieb, freiberuflicher Tätigkeit oder als Arbeitnehmender vorliegen). Auch für Steuerpflichtige ohne Wohnsitz oder ständigen Aufenthalt in Deutschland gibt es keine Pauschale, ebenso wie für beschränkt steuerpflichtige Grenzpendler.

Mit Stichtag 1.1.2022 tritt eine wesentliche Änderung des Betriebsrentenstärkungsgesetzes in Kraft.

Bereits seit dem 1.1.2019 sind Entgeltumwandlungen vom Arbeitgeber zu bezuschussen.

Mit Stichtag zum 1.1.2022 ist nun auch bei Bestandsverträgen ein Arbeitgeberzuschuss zwingend vorgeschrieben. Die Umsetzung kann sich, je nach den gegebenen Umständen, als komplex erweisen.

Kernaussage:

Nach §1 Abs. 1a BetrAVG muss der Arbeitgeber 15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss weiterleiten. (an die Direktversicherung, die Pensionskasse bzw. den Pensionsfonds). Dies gilt dann und soweit der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart.

Umfang der Zuschusspflicht:

Der Arbeitnehmer kann von seinem Arbeitgeber verlangen, dass von künftigen Entgeltansprüchen bis zu 4% der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung durch Entgeltumwandlung für seine betriebliche Altersversorgung verwendet werden. Durchführungswege: Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds.

Der Anspruch besteht dagegen nicht für eine unmittelbare Versorgungszusage oder bei einer Durchführung über eine Unterstützungskasse.

Begrenzung des Zuschusses auf die Höhe der Sozialversicherungsersparnis:

Die Pflicht des Zuschusses ist auf 15% des umgewandelten Entgelts begrenzt. Ferner ist der Pflichtzuschuss auf die Höhe der Ersparnis von Sozialversicherungsbeiträgen durch den Arbeitgeber gedeckelt.

Insbesondere der sozialversicherungsrechtliche Status und die Beitragsbemessungsgrenzen können zu einer Deckelung führen. Deshalb muss jede Vereinbarung über eine Entgeltumwandlung einzeln betrachtet werden.

Beispiel 1 (in vollem Umfang sozialversicherungspflichtig):

Ein Arbeitnehmer verdient brutto 3.000 Euro. Für eine Direktversicherung werden 100 Euro umgewandelt. Der Arbeitsgeber muss mindestens einen Zuschuss in Höhe von 15%, also 15 Euro leisten.

Beispiel 2

Das Gehalt beläuft sich auf 7.500 Euro brutto pro Monat. Für eine Direktversicherung werden 100 Euro umgewandelt. Weil das Gehalt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze liegt, spart der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Zuschuss beträgt deshalb 0 Euro.

Zuschusspflicht bei Verträgen nach §4 Nr. 63 EStG / §40 b EStG a.F.

In den versicherungsförmigen Durchführungswegen kann bis zu 8% der Beitragsbemessungsgrenze GRV (BBG GVR) steuerfrei umgewandelt werden. Sozialversicherungsfrei sind jedoch nur 4% der BBG GRV. Der Zuschuss ist deshalb auf 4% gedeckelt.

Etwas anders gilt dann, wenn zusätzlich eine Umwandlung nach §40b EStG a.F. vorliegt.

Bei Altverträgen in den Durchführungswegen Direktversicherung und Pensionskasse, deren Beiträge pauschal besteuert werden, kommt es darauf an, ob die Entgeltumwandlung sozialversicherungsfrei erfolgt. Dies ist i.d.R. dann der Fall, wenn die Beiträge nach §40b EStG a.F. zusätzlich zum Lohn bzw. Gehalt vom Arbeitgeber bezahlt werden.

Unsere eigene Einschätzung (ohne Gewähr):

Bei einer Kombination aus einer Entgeltumwandlung nach §3 Nr.63 EStG und §40b EStG a.F. greift die Pflicht zur Zahlung von Zuschüssen auch dann, wenn sie insgesamt 4% der BBG GRV übersteigt.

Bei der Umsetzung der Zuschussgewährung sind verschiedene Schwierigkeiten zu bewältigen:

Ermittlung der Zuschusshöhe:

Damit der Arbeitgeber seine Zuschusspflicht exakt erfüllen kann, ist es zwingend notwendig,

dass er jeden einzelnen Vertrag individuell betrachtet.

Zeitpunkt der Bezuschussung:

Die gesetzliche Regelung im Betriebsrentengesetzt gibt leider keine klare Auskunft darüber, auf welchen Zeitpunkt bei der Bezuschussung abzustellen ist.

Aus Sicht der Arbeitgeber ist oft eine Jahresbetrachtung vorteilhaft, weil dann die Möglichkeit besteht, auf das vergangene Kalenderjahr zurückzublicken. Dementsprechend können alle etwaigen Entgeltveränderungen berücksichtigt werden.

Aus Sicht des GKV-Spitzenverbandes ist jedoch gleich auf den jeweiligen Kalendermonat abzustellen. Für eine Jahresbetrachtung bestehe keine Rechtsgrundlage.

Deshalb dürfte die monatliche Betrachtungsweise die gängige Methode werden. Obwohl hierdurch eventuell Mehrkosten entstehen, dürfte diese einfachen umzusetzen sein. Eine Jahresbetrachtung kann sich u.U. bis in den März des Folgejahres ziehen und ggf. Korrekturaufwand auslösen. Die monatliche Betrachtungsweise ist bei den meisten Lohnabrechnungsprogrammen als Standard hinterlegt. In jedem Fall sollte geprüft werden, ob die favorisierte Variante der Zuschussermittlung mit den Möglichkeiten der Entgeltabrechnung korrespondiert.

Kollision mit vertraglich zugesagten Zuschüssen:

In der Vergangenheit wurden bereits von vielen Arbeitgebern auf freiwilliger Basis Zuschüsse geleistet.

Hier stellt sich die Frage, ob diese freiwilligen Zuschüsse angerechnet werden können.

Für die Anrechnung dieser freiwilligen Arbeitgeberzuschüsse auf die gesetzlichen Zuschüsse müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein.

  1. Der bisherige Zuschuss wird in einem versicherungsförmigen Durchführungsweg gewährt, also im Rahmen einer Direktversicherung, einer Pensionskasse oder einem Pensionsfonds.
  2. Er steht in Zusammenhang mit der Ersparnis von Sozialversicherungsbeiträgen des Arbeitgebers bei der Entgeltumwandlung.
  3. Er ist von Beginn an vertraglich unverfallbar gestellt.
  4. Er steht unter dem Vorbehalt der Anrechnung, das bedeutet, die bestehende Zusage enthält eine Klausel, die die Anrechnung des bisherigen Zuschusses auf einen gesetzlichen Zuschuss ausdrücklich zulässt (dieser Vorbehalt ist eventuell dann nicht zwingend notwendig, wenn die Voraussetzungen 1. bis 3 erfüllt sind – umstritten).

Fazit:

Für die Arbeitgeber ist die vermeintlich einfache Regelung in § 1a Abs.1a BetrAVG mit einigen Stolpersteinen verbunden. Deshalb sollten alle Arbeitgeber ihre Versorgungszusagen sorgfältig prüfen, bis zum Jahresende 2021 sollte die Umsetzung des Zuschusses organisiert sein.

Hinweis in eigener Sache

Die vorstehende Beschreibung ist nach bestem Wissen und Gewissen verfasst worden. Es handelt sich nicht um abschließende Informationen, hierdurch wird keine Beratung ersetzt. Eine Haftung für den Inhalt kann daher nicht übernommen werden.

Vermögensverwaltende Grundstücksunternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen eine erweiterte Gewerbesteuerkürzung in Anspruch nehmen. Dies könnte insbesondere dann interessant sein, wenn das Unternehmen als Kapitalgesellschaft, wie z.B. in Form einer GmbH betrieben wird. In diesem Fall muss die GmbH auf den thesaurierten Gewinn lediglich Körperschaftsteuer bezahlen. Die Steuer auf den einbehaltenen Gewinn beläuft sich dann lediglich, inkl. SolZ, auf 15,825 %. Eine höhere Steuerbelastung tritt erst dann ein, wenn die Gewinne an die Gesellschafter ausgeschüttet werden. Diese Regelung ist deshalb insbesondere dann interessant, wenn das Vermögen langfristig in der Gesellschaft bleiben soll. In diesem Fall können somit 84,175 % des Gewinns im Vermögen der Kapitalgesellschaft bleiben und stehen für weitere Investitionen zur Verfügung.

Ob das Halten der Immobilien in einer GmbH im Einzelfall sinnvoll ist, sollte sorgfältig überlegt werden. Der wesentlich höheren laufenden Besteuerung im Privatvermögen steht unter Umständen die Möglichkeit gegenüber, die Immobilien nach Ablauf von 10 Jahren steuerfrei zu veräußern.

Für die erweiterte Gewerbesteuerkürzung müssen zudem einige Voraussetzungen erfüllt werden. Deshalb sollten Sie die Entscheidung zur Gründung einer Kapitalgesellschaft, die Immobilien verwaltet, erst nach einem ausführlichen Gespräch mit Ihrem Steuerberater treffen.

Mit Wirkung zum 1.1.2022 treten u.a. folgende Änderungen in Kraft, die bei der Lohnabrechnung zu berücksichtigen sind.

Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)

Ab dem 01.01.2022 sind für alle DEÜV-Entgeltmeldungen (z. B. DEÜV-Jahresmeldung) für geringfügig entlohnt Beschäftigte“ auch zusätzliche Angaben zur Steuer notwendig. Daher benötigen wir für Ihre Minijobber bis zum 30.11.2021 die jeweilige Steuer-Identifikations-nummer (Steuer-ID).

Die Steuer-ID bekommt jede in Deutschland gemeldete Person vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) per Schreiben zugewiesen. Die Arbeitnehmer finden diese also auf dem Schreiben des BZSt oder auf der Lohnsteuerbescheinigung, einem Schreiben des Finanzamts oder dem Einkommensteuerbescheid.

Gesetzliche Krankenkasse

Im Januar 2022 startet eine halbjährliche Pilotphase für das neue Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Mit dem neuen Verfahren sollen Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) des Arbeitnehmers direkt an die zuständige Krankenkasse übermitteln. Die Lohnabrechnungsstelle kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen dann direkt bei der Krankenkasse elektronisch abrufen. Ein Ausdruck auf Papier und manuelles Einreichen der AU wird dann nicht mehr notwendig sein.

Aus diesem Grund benötigen wir neben den bisher schon notwendigen Angaben auch den Namen der gesetzlichen Krankenkasse Ihrer geringfügig entlohnt Beschäftigten.

Bitte übersenden Sie uns (sofern noch nicht geschehen) die Steuer-IDs und den Namen der gesetzlichen Krankenkasse der betroffenen Arbeitnehmer.

Sofern Sie die Löhne selbst erstellen, bitten wir Sie, diese Änderungen bei den Lohnabrechnungen zu berücksichtigen.

Um schnell finanzielle Hilfe leisten zu können, wird Ihnen das Kurzarbeitergeld zunächst vorläufig bewilligt. Die endgültige Entscheidung über das Kurzarbeitergeld erfolgt in einer Abschlussprüfung. Auf dieser Seite haben wir Informationen für Sie zusammengestellt.

Beginn der Abschlussprüfungen

Durch die Öffnungsschritte beenden nun viele Betriebe die Kurzarbeit. Wir beginnen deswegen jetzt schrittweise mit den Abschlussprüfungen in allen Betrieben, die Kurzarbeit beendet haben. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die Leistung in der korrekten Höhe ausgezahlt wurde.

Ihnen entsteht dadurch ein zusätzlicher Aufwand, der jedoch nicht zu vermeiden ist. Dafür bitten wir Sie um Verständnis. Die BA wird alles daransetzen, so aufwandsschonend wie möglich vorzugehen.

Schritt für Schritt: Das Verfahren beim Kurzarbeitergeld

Das Verfahren beim Kurzarbeitergeld unterscheidet sich etwas von anderen Leistungsanträgen und läuft wie folgt ab:

Schritt 1: Kurzarbeit anzeigen

Zuerst vereinbaren Sie die Kurzarbeit mit Ihren Beschäftigten. Dies kann durch eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat erfolgen. Ist kein Betriebsrat vorhanden, ist eine Vereinbarung mit jeder Beschäftigten und jedem Beschäftigten abzuschließen, der verkürzt arbeiten soll. Dann zeigen Sie den Arbeitsausfall bei ihrer Agentur für Arbeit an.

Schritt 2: Bewilligung Anzeige

Die Arbeitsagentur prüft dann, ob die grundsätzlichen Bedingungen für den Bezug des Kurzarbeitergelds vorliegen und bewilligt das Kurzarbeitergeld für die Dauer des Arbeitsausfalls.

Schritt 3: Gehälter zahlen

Sie können die Kurzarbeit einsetzen, wenn tatsächlich ein Arbeits- und Entgeltausfall entstanden ist. Das Instrument ist gesetzlich flexibel ausgelegt, damit Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber schnell auf die Auftragslage reagieren können. Aus diesem Grund wird das Kurzarbeitergeld immer erst nach Abschluss eines Monats ausgerechnet. Sie zahlen jeden Monat sowohl das Arbeitsentgelt für geleistete Arbeitsstunden als auch das Kurzarbeitergeld an Ihre Beschäftigten aus.

Schritt 4: Antrag stellen

Sie beantragen jeden Monat die Erstattung des Kurzarbeitergeldes für ihre Beschäftigten bei ihrer Arbeitsagentur. Bitte beachten Sie, dass hierfür eine Ausschlussfrist von 3 Monaten gilt.

Schritt 5: Vorläufige Bewilligung Antrag

Die Agentur für Arbeit prüft Ihren Antrag. Hat sie festgestellt, dass Sie die Voraussetzungen erfüllen, wird das Kurzarbeitergeld an Sie vorläufig bewilligt und ausgezahlt. Die Agentur für Arbeit zahlt Ihnen das Kurzarbeitergeld rückwirkend für den vergangenen Monat aus.

Die Schritte 3 bis 5 wiederholen sich jeden Monat mit Arbeitsausfall.

 

Schritt 6: Abschlussprüfung

Beenden Sie die Kurzarbeit, folgt im Anschluss die Abschlussprüfung. Die Agenturen für Arbeit haben die Abschlussprüfung in allen Betrieben bereits vor der Coronapandemie durchgeführt, daran ändert sich durch die Pandemie nichts. Bei der Prüfung fordert die Arbeitsagentur Unterlagen, Nachweise oder Abrechnungen an und prüft diese intensiv, bei Bedarf auch bei Ihnen vor Ort oder im Lohnbüro. Für die Übertragung der Unterlagen können Sie unseren Upload-Service nutzen. Nach Ende der Abschlussprüfung erhalten Sie einen abschließenden Bescheid über die Höhe des Kurzarbeitergeldes.

 

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Abschlussprüfung

Warum ist eine Abschlussprüfung nach dem Bezug von Kurzarbeitergeld notwendig?

Die Berechnung des Kurzarbeitergeldes erfolgt mit der Entgeltabrechnung durch Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber. Sie zahlen das Kurzarbeitergeld auch an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus. Um Ihnen sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern schnell finanzielle Hilfe leisten zu können, wird das Kurzarbeitergeld zunächst vorläufig ausgezahlt. Nach Beendigung der Kurzarbeit wird die korrekte Berechnung überprüft und es erfolgt eine abschließende, endgültige Entscheidung über das Kurzarbeitergeld.

Mit den Prüfungen möchte die BA sicherstellen, dass die Leistungen in der korrekten Höhe ausgezahlt wurden. Durch die Corona-Pandemie hat sich an diesem Ablauf nichts verändert.

Viele Betriebe waren mit der Kurzarbeit nicht vertraut und haben in der Corona-Pandemie erstmals Kurzarbeitergeld beantragt. Mögliche Fehler bei der Abrechnung können nicht ausgeschlossen werden, diese sollen im Rahmen der Abschlussprüfung korrigiert werden.

Werden alle Betriebe geprüft? Warum?

Um alle Betriebe gleich zu behandeln, werden wir bei allen Betrieben eine Abschlussprüfung durchführen. Das folgt auch vor dem Hintergrund, wie stark sich die Pandemie auf den Arbeitsmarkt auswirkte.

Wie läuft die Kurzarbeit ab?

Zunächst wird die Kurzarbeit in Ihrem Betrieb durch eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat oder einer einzelvertraglichen Vereinbarung mit jedem Beschäftigten, der verkürzt arbeiten soll, eingeführt.

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber reichen Sie eine Anzeige über Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit ein. Das Kurzarbeitergeld wird dem Grunde nach für die Dauer des Arbeitsausfalls bewilligt, wenn ein erheblicher Arbeitsausfall und die betrieblichen Voraussetzungen vorliegen.

Sie berechnen monatlich das Arbeitsentgelt für die gearbeiteten Stunden sowie das Kurzarbeitergeld für die ausgefallenen Arbeitsstunden, in der Regel mit einem Entgeltabrechnungsprogramm. Sie reichen den Antrag auf Kurzarbeitergeld monatlich bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit ein und erhalten das Kurzarbeitergeld für Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vorläufig bewilligt und ausgezahlt.

Die endgültige Abrechnung des Kurzarbeitergeldes erfolgt mit einer Abschlussprüfung. Dabei werden die Voraussetzungen und die Höhe des Kurzarbeitergeldes anhand der betrieblichen Unterlagen überprüft. Erst nach dieser Abschlussprüfung gilt das Kurzarbeitergeld als endgültig bewilligt.

Wie läuft eine Abschlussprüfung ab?

Nach dem Ende der Kurzarbeit werden Sie von uns angeschrieben und gebeten, die notwendigen Prüfungsunterlagen bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit einzureichen.

Soweit eine Prüfung bei Ihnen vor Ort erforderlich scheint, werden Sie über den Prüfungszeitpunkt informiert.

Die Unterlagen werden von Ihnen zusammengestellt und der Agentur für Arbeit übersandt. Bitte senden Sie die Unterlagen per Post an die angegebene Anschrift der Agentur für Arbeit.

Die Prüfungsunterlagen werden von uns gesichtet und auf Vollständigkeit überprüft. Bei anstehenden Rückfragen nimmt die Agentur für Arbeit den Kontakt mit Ihnen auf.

Die Prüfung kann ergeben, dass Sie die Entgeltabrechnung korrigieren müssen.  Sollte eine maschinelle Unterstützung durch Ihr Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr möglich sein, müssen Sie die Korrektur manuell im Programm vornehmen.

Nach der abschließenden Prüfung und Bearbeitung Ihrer Unterlagen erhalten Sie die endgültige Entscheidung über das Kurzarbeitergeld per Post. Mit diesem wird die Festsetzung des Anspruches bescheinigt.

Welche Unterlagen werden in der Abschlussprüfung geprüft?

Die Agentur für Arbeit wird Sie bitten, verschiedene Unterlagen einzureichen oder wird diese vor Ort einsehen. Folgende Unterlagen werden unter anderem für die Abschlussprüfung benötigt:

Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto: Diese können formlos in schriftlicher oder in digitaler Form im Betrieb geführt werden.

Entgeltabrechnungen: Das heißt: Gehalts- oder Lohnabrechnung

Die Einzelvereinbarung mit Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder die Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit

Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge

Urlaubsplan oder Urlaubsliste

Daneben können je nach Fallgestaltung folgende Unterlagen zusätzlich benötigt werden:

Lohnjournale

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Berechnungsprotokoll von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld

Nachweis des Kinderfreibetrags bei Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit der Steuerklasse V und VI (zum Beispiel durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)

Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen

Auszahlungsnachweise: Dies ist der Nachweis, dass das Kurzarbeitergeld von Ihnen an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden ist (zum Beispiel durch Kontoauszug, Quittung)

Was wird bei einer Abschlussprüfung genau geprüft?

Mit den Prüfungen möchte die BA sicherstellen, dass die Leistungen in der korrekten Höhe ausgezahlt wurden. Dazu prüfen wir etwa:

die korrekte Berechnung des Sollentgeltes

die korrekte Berechnung des Istentgeltes

der Abbau von ungeschützten Arbeitszeitguthaben zur Vermeidung von Kurzarbeitergeld

die Verwendung von Urlaub zur Vermeidung von Kurzarbeitergeld

ob die Entgelte für Feiertage korrekt ermittelt wurden

ob Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet wurde, deren Beschäftigungsverhältnis beendet wurde

Wann werde ich zur Einreichung der Unterlagen angeschrieben, muss ich hierfür etwas veranlassen?

Sie müssen nichts veranlassen. Sie werden von Ihrer Agentur angeschrieben. Die Reihenfolge der Prüftermine richtet sich nach dem jeweiligen Ende der Kurzarbeit. Zum konkreten Termin kann aufgrund der großen Anzahl zu prüfender Betriebe keine Aussage erfolgen.

Ein externes Lohnbüro prüft meine Lohn- und Gehaltsabrechnung. Kann die Prüfung auch dort erfolgen?

Kleine Unternehmen arbeiten häufig mit Lohnbüros. Betreuen diese Lohnbüros mehrere Betriebe, bietet es sich an, vor Ort im Lohnbüro zu prüfen. Das erspart allen Beteiligten viele Wege.

Ein externes Lohnbüro benötigt von Ihnen eine Vollmacht für die Arbeiten im Zusammenhang mit dem Kurzarbeitergeld. Das Lohnbüro wird von Ihrer Agentur für Arbeit kontaktiert und die Prüfung dort durchgeführt.

Finden die Prüfungen vor Ort statt? Wer entscheidet das?

Die Abschlussprüfungen werden nach Aktenlage oder durch einen Besuch im Betrieb oder in einem externen Lohnbüro durchgeführt. Die Entscheidung trifft die prüfende Agentur.

Sie können für die Prüfung eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner zu Abrechnungsfragen in Ihrem Betrieb benennen oder auch ein externes Lohnbüro schriftlich bevollmächtigen.

Wie kann ich die erforderlichen Unterlagen an die Agentur übermitteln?

Die angeforderten Prüfunterlagen können Sie unter dem Upload-Service online hochladen. Eine Übertragung ist auch über die eServices für Unternehmen im angemeldeten Bereich möglich.

Die Prüfunterlagen können Sie auch per Post an die Anschrift der Agentur für Arbeit aus dem Anforderungsschreiben senden.

Welche Anforderungen werden an den Arbeitszeitnachweis gestellt?

Arbeitszeiten können schriftlich aufgezeichnet werden. Auch in digitaler Form können sie bei Ihnen im Betrieb geführt werden. Eine Liste nur mit Angabe der ausgefallenen Tage ist nicht ausreichend.

Es ist in jedem Fall eine Aufstellung von Arbeits- und Ausfalltagen mit Angabe der Arbeitszeit erforderlich.

Muss auch bei Vertrauensarbeitszeit und für Beschäftigte im Außendienst und im Homeoffice ein Arbeitszeitnachweis geführt werden?

Ja, während der Kurzarbeit sind von allen Personen mit verkürzter Arbeitszeit Arbeitszeitnachweise zu führen.

Was passiert, wenn ich die angeforderten Unterlagen nicht einreiche?

Da die Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld nicht nachgewiesen wurden, sind die nicht nachgewiesenen Beträge für das Kurzarbeitergeld und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge zurückzuzahlen.

Welche Agentur für Arbeit ist für mich zuständig? Wo muss ich die Unterlagen einreichen?

Die Prüfung erfolgt durch die Agentur für Arbeit am Sitz der Lohnabrechnungsstelle. Die Lohnabrechnungsstelle ist die Stelle, in der die Arbeitszeit- und Entgeltunterlagen der Beschäftigten geführt werden.

Was passiert, wenn ich zu wenig Kurzarbeitergeld erhalten habe?

Zu wenig gezahltes Kurzarbeitergeld wird Ihnen nachgezahlt. Die Agentur wird mit Ihnen Kontakt aufnehmen und wird Ihnen den zustehenden Betrag im Rahmen eines Korrekturantrages erstatten. Hierzu erhalten Sie einen Bescheid.

Was passiert, wenn ich zu viel Kurzarbeitergeld erhalten habe?

Die Agentur wird mit Ihnen Kontakt aufnehmen und den fälligen Betrag im Rahmen eines Korrekturantrages zurückfordern. Hierzu erhalten Sie einen Bescheid, in den Sie die entsprechenden Informationen aufnehmen.

Was muss ich im Falle einer Überzahlung beachten?

Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, Zahlungserleichterungen zu erhalten, beispielsweise die Forderung zu einem späteren Zeitpunkt zu begleichen. Hierzu nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Inkasso-Service der Bundesagentur (per E-Mail an: Inkasso-Kug@arbeitsagentur.de) auf.

Was ist ein Auszahlungsnachweis?

Dies ist die Bestätigung über die tatsächliche Auszahlung des Kurzarbeitergeldes an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Geeignete Nachweise können ein Kontoauszug, Quittungen oder Online-Banking-Auszüge sein.

Werden alle Mitarbeiterinnern und Mitarbeiter aus meinem Betrieb geprüft?

Nein, nur die sich in der Kurzarbeit befindlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Was ist bei der Vollmacht für meine Steuerberaterin oder meinen Steuerberater zu beachten?

Die Vollmacht kann formlos erteilt werden und muss folgende Angaben enthalten:

Die Steuerberaterin beziehungsweise der Steuerberater wird von Ihnen (Vollmachtgeberin oder Vollmachtgeber) für einen bestimmten Zeitraum oder unbefristet zur Anzeige von Kurzarbeit und Beantragung von Kurzarbeitergeld für Ihre Beschäftigten sowie zur Vornahme der maßgeblichen Erklärungen und Auskünfte in diesem Zusammenhang bevollmächtigt. Das Dokument muss Vor- und Nachnamen, gegebenenfalls Firmenbezeichnung der Bevollmächtigten (Steuerberatungsgesellschaft) sowie Vor- und Nachnamen, Firmennamen, gegebenenfalls Firmenstempel und eigenhändige Unterschrift mit Ort und Datum einer berechtigten Vertreterin oder eines berechtigen Vertreters des Arbeitgebers enthalten.

Unsere Kanzlei hat Ihren Sitz in Rothenburg o.d.T. im Landkreis Ansbach

Örtlicher Schwerpunkt unserer Berufsausübung ist der Bereich Westmittelfranken, das angrenzende Baden Württemberg und Unterfranken. Neben unserem Sitz in Rothenburg o.d.T. insbesondere auch Ansbach, Würzburg, Crailsheim, Feuchtwangen, Bad Windsheim, Uffenheim, Ochsenfurt, Blaufelden, Schrozberg, Rot am See.